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Documentos  escolares: dicas para organizá-los

Estabelecer uma política padronizada de nomeação e armazenamento dos documentos é crucial para uma boa administração escolar.

É importante categorizá-los de diferentes maneiras, como contratos de mensalidades, registros acadêmicos, contratos com colaboradores da escola, registros financeiros.

Documentos gerados em formato digital trazem ainda mais eficiência na organização. Siga um padrão para nomeá-los. Por exemplo, os registros acadêmicos dos alunos podem seguir o formato: 

“Nome_do_Aluno_ano_matrícula.pdf”.

Caso a digitalização não seja possível, é importante investir em móveis adequados para o armazenamento físico dos documentos.

Mas quais documentos a escola deve manter?

Históricos escolares, registros de matrícula, boletins e outros documentos relacionados ao desempenho acadêmico dos alunos.

Contratos firmados com os responsáveis pelos alunos referentes ao pagamento das mensalidades escolares.

Contratos de trabalho, acordos coletivos, documentos de admissão e demissão de funcionários.

Documentos relacionados às finanças da escola, como balancetes, demonstrativos de receitas e despesas, comprovantes de pagamentos e recibos.

O tempo de armazenamento varia de acordo com o tipo de documento e a legislação aplicável. Confira sempre a tabela de temporalidade disponibilizada pelo governo federal.

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Roteiro: Isaac e Porvir  Arte: Luan Silva Crédito de imagens: AdobeStock Data de publicação: 17/04/2024