6 pontos de atenção para escolas na campanha de matrículas

O plano de ação da gestão escolar a ser executado durante período de matrículas demanda esforços nos bastidores, que começam antes mesmo da entrada das famílias para conhecer o prédio, as metodologias de ensino e a equipe docente.

Para destacar os pontos fortes da escola, é crucial que a administração escolar preste atenção nos elementos que sustentam a transformação das palavras em ações e o sucesso integral da instituição. Na lista a seguir, explicamos quais são esses pontos e demonstramos como eles diferenciam as escolas que buscam despertar o interesse das famílias e atrair mais estudantes.

1. Pesquisas auxiliam na identificação do diferencial da escola

Construir uma marca sólida e distintiva em relação à concorrência é um processo que abrange vários fatores. Isso envolve a maneira como a escola comunica seus diferenciais ao público, como ressalta os valores que guiam a proposta pedagógica, a qualidade de seu corpo docente e a infraestrutura.

Segundo Pedro Neto, responsável por relações institucionais no isaac, plataforma de soluções financeiras para escolas, para alcançar esse objetivo, a instituição de ensino deve usar ferramentas de gestão e desenvolver uma cultura de avaliações constantes. “Assim, a gestão consegue assegurar que os clientes se tornem defensores da marca e, consequentemente, capazes de influenciar positivamente outras famílias interessadas em conhecer a escola”, afirma.

Uma das metodologias mais empregadas é o NPS (Net Promoter Score), desenvolvido pelo consultor de negócios Fred Reichheld para avaliar a satisfação e a lealdade dos clientes em diversos setores. Ela parte de uma pergunta simples, como “de 0 a 10, o quanto você indicaria nossa empresa aos amigos?”. A fórmula para calcular o NPS tem uma fórmula simples: porcentagem de promotores (notas 9 e 10) – porcentagem clientes detratores (notas de 0 a 6).

E, claro, não se pode esquecer do que acontece online. Avaliar os dados relativos à audiência do site e ao engajamento nas redes sociais da instituição é uma boa maneira de mensurar o alcance da marca e das iniciativas promovidas pela escola.

“Não existe uma resposta única sobre o que diferencia as escolas, pois cada uma atende a um tipo diferente de família”, explica Fernando Barão, sócio da Corus Consultores. Como exemplo, ele cita o contexto do ensino privado no estado de São Paulo, que possui 6,3 mil escolas particulares, abrangendo diversos tipos de abordagem pedagógica, tamanhos, tecnologias, espaços físicos e preços. “O segredo do sucesso está em entender as expectativas do público que a escola atende. Por isso, é importante conduzir pesquisas com clientes atuais, os que foram perdidos e os que já fizeram visitas. O setor educacional evita realizar pesquisas, temendo que isso possa gerar incertezas, mas é exatamente o oposto. Isso demonstra que a gestão está buscando agir corretamente”, afirma.

2. Interação com as famílias de forma presencial e online

Uma das estratégias mais eficazes para as escolas é a realização de eventos. Por um lado, promovem a exposição da marca nas redes sociais, como sessões de fotos, registros de datas comemorativas ou até mesmo surpreendendo em aniversários. Essas são ações que segundo Pedro, qualquer instituição de ensino pode implementar com a finalidade de melhorar o engajamento e a satisfação dos pais e estudantes.

Além de momentos de celebração, é recomendável ter à disposição uma ferramenta ou canal apropriado para a comunicação e divulgação das atividades da escola junto à comunidade escolar. Isso inclui compartilhar com as famílias os conteúdos e trabalhos desenvolvidos pelos alunos, a divulgação dos resultados em exames significativos como o Enem (Exame Nacional do Ensino Médio) e as aprovações em vestibulares relevantes.

O principal indicador para avaliar o sucesso da escola junto às famílias é a sua capacidade de garantir a rematrícula dos alunos. Por outro lado, se a escola perceber a perda de alunos veteranos antes que estes concluam os diferentes ciclos (educação infantil, ensino fundamental ou médio), será essencial implementar ações que assegurem a satisfação das famílias e fortaleçam a marca e a reputação, como mencionado anteriormente.

Neste ponto, Pedro retoma a ideia anterior e enfatiza a importância de estabelecer canais de comunicação eficazes, capazes de realçar a proposta de valor e os atributos que tornam aquela escola o melhor ambiente para o desenvolvimento, aprendizado e experiências emocionantes dos estudantes, proporcionando uma experiência educacional positiva e significativa.

Fernando Barão diz que é importante investir em uma boa ferramenta para que a escola consiga evitar mal-entendidos, como na velha brincadeira do telefone sem fio. “É ingênuo acreditar que possamos controlar completamente os processos dos grupos de WhatsApp. Para lidar com a comunicação instantânea, o que se pode fazer é adotar uma ferramenta eficiente para uma divulgação adequada do discurso oficial. Caso contrário, é certo que haverá falhas.”

3. Profissionalizar a gestão para finanças em ordem

Para uma boa gestão escolar, é importante garantir que a equipe de profissionais ou prestadores de serviços da escola tenham a qualificação profissional adequada para garantir a construção de um planejamento estratégico semestral ou anual, seu monitoramento e avaliação. Em relação às finanças da escola, Pedro recomenda que a gestão escolar se mantenha atenta a três indicadores:

(a) o valor médio da mensalidade escolar, para o que é essencial definir uma criteriosa política de descontos;
(b) os custos por aluno, comparando com métricas de mercado que indiquem eventual necessidade de ajustes;
(c) o fluxo de caixa, que garantirá à escola a capacidade de arcar com os custos mensais e planejar investimentos e aperfeiçoamentos que garantam a melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados.

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4. Explicar o papel da tecnologia na educação

Fernando Barão lembra que por mais que as escolas tenham novos serviços, ainda atende a uma sociedade que é muito conservadora em relação à educação dos filhos, fazendo escolhas muito influenciadas pela maneira com que aprenderam no passado.

Na década de 1990 e início dos anos 2000, quando a tecnologia começou a entrar nas escolas, os laboratórios de informática e o hardware eram representativos desse movimento. Atualmente, com a mudança do foco do hardware para as plataformas digitais de gestão e de aprendizagem, o modo com que a escola e os estudantes interagem com a tecnologia se tornou mais complexo de ser entendido e explicado para as famílias. 

“O uso da tecnologia em si é muito disseminado em sala de aula, nos ambientes comuns das escolas. Mas ainda não é uma revolução, e sim uma evolução. Tem prova, tem trabalho em grupo, tem chamada oral e tudo o que a gente viu lá atrás. As escolas têm sempre que apresentar inovações, mas os pais avaliam isso com uma lupa”. Por isso, explicar em linguagem simples, para um público que não tem o letramento digital e nem o vocabulário de pedagogia ou de tecnologia, é uma das tarefas mais importantes.

5. Cuidado com a infraestrutura 

“Eu diria que ter um espaço físico adequado à demanda dos clientes é necessário para o sucesso, mas pode não ser suficiente. Oferecer um ambiente de qualidade é essencial para que a escola seja percebida de maneira positiva”, diz Fernando, que lembra que em pesquisas internas com os pais, este é um fator constantemente citado como relevante para escolha de uma escola.

O representante da Corus ressalta que cada faixa etária possui suas próprias necessidades de espaço físico, mas na educação infantil isso é um diferencial. A escola precisa de áreas verdes, espaços ao ar livre e equipamentos de recreação. Se tiver uma escola cinza, vertical, dificilmente vai conseguir ter uma educação infantil de sucesso por mais que tenha um projeto pedagógico maravilhoso”. 

À medida que os estudantes progridem em sua trajetória escolar, a infraestrutura também precisa se adaptar, incorporando elementos de tecnologia quando adequado.

6. Alinhamento de discurso

Quando as famílias são recebidas pela equipe de atendimento ou por integrantes da equipe pedagógica, é importante que o discurso esteja alinhado a partir de treinamentos para responder às dúvidas mais frequentes e em linguagem simples. Em trabalhos que realiza a pedido das próprias escolas, Fernando diz que esse é um dos principais gargalos. “Muitas vezes, a decisão que a família toma em favor da escola A em relação à escola B é por causa de um detalhe”, diz Fernando. Da mesma forma que a família pode ter dificuldade em entender termos pedagógicos, também não pode se sentir ameaçada por um discurso de venda agressivo. “Toda a escola tem condições de avaliar o nível de conversão de cada um de seus funcionários de atendimento. É fundamental ter essa estatística de quantas visitas resultaram em matrículas”.

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